Règlement d’utilisation de la Maison des Associations
ARTAGNAN
A partir du 1er Janvier 2015
Article 1 : Gestion
Le suivi de la gestion de la Maison des Associations est assuré par le secrétariat et les personnes chargées de la réservation, l’entretien et de l’état des lieux de la dite salle:
Mr Stéphane Sardou
téléphone: 06.50.52.91.31 (entre 18h et 19h30)
Article 2 : Utilisation
La Maison des Associations comporte deux salles: le gymnase et la salle canal qui sont mises à disposition pour les réunions ou les manifestations d’origine associatives ou d’organismes publics ou para publics sous réserve d’acceptation du maire Mr Stéphane Etienne .
Le planning annuel d'utilisation est établi chaque année lors d'une réunion avec la commission municipale "Animations".
-Afin de préserver la tranquilité des riverains, le gymnase ne peut être utilisé pour l'organisation d'évènement générant des nuisances sonores (diffusion de musique amplifiée) à l'exception de la fête du village.
-En conséquence, pour les associations, qui souhaitent organiser une manifestation , elles devront demander une autorisation à la mairie où chaque cas sera étudié.
-Pour les particuliers, seule la salle Canal sera mise à disposition.
Article 3 : Locaux mis à disposition
Une salle ( Salle canal) comprenant des tables et des chaises
Des sanitaires
Une grande salle (Gymnase) comprenant une scène à monter, des tables et des bancs.
La salle canal est mise à la disposition du bénéficiaire du vendredi à partir de 18h jusqu'au dimanche 18h.
Article 4 : Capacité
La Maison des Associations peut accueillir 250 personnes dans la grande salle, 80 personnes dans la salle Canal, . L’utilisateur ne devra en aucun cas admettre dans les salles un nombre supérieur de personnes.
Article 5 : dispositions financières
L’utilisateur s’engage à verser à la commune une contribution financière calculée sur la base de tarifs fixés par le Conseil Municipal. Cette contribution correspond aux diverses consommations constatées (eau, gaz, électricité, chauffage), à l’usure du matériel, à l’entretien des locaux et autres consommables.
Le tarif appliqué est celui en vigueur au jour de la signature de la convention.
En 2015: Salle canal : 60€ pour les Artagnanais
200€ pour les personnes extérieures au village.
Gymnase et Salle Canal sont prétés gracieusement aux associations répertoriées qui proposent des activités toute l'année dans la commune. Mais elles sont tenues de respecter également ce règlement, en particulier les délais de réservation des salles en temps voulu, et les autorisations nécessaires dans le but d'organiser une fête associative.
Article 6 : Réservation
La réservation ne peut avoir lieu plus de 12 mois à l’avance. La réservation doit être faite auprés de Mr Stéphane Sardou au moins 1 mois avant la date de l'utilisation de la salle retenue, et être confirmée 15 jours avant. Un accompte de 20€ sera payable au moment de la réservation. Lors de la confirmation de réservation, le bénéficiaire devra produire les pièces nécessaires à la location de la salle, attestation d'assurance, justificatif d'adresse, carte d'identité pour les non résidents à Artagnan, paiement et cautions. Au cas où la confirmation n'aurait pas été faite, la salle sera considérée comme libre pour une autre manifestation.
Il n’y a aucune réservation perpétuelle. A chaque mise à disposition, Il doit y avoir une convention.
Il n’y a pas de pré réservation. Le premier utilisateur potentiel à fournir toutes les pièces demandées sera le premier satisfait.
Il est formellement interdit au bénéficiaire de la convention de céder la salle à une autre personne physique ou morale afin d’y organiser une manifestation différente de celle prévue.
En cas de constatation de tels faits, l’utilisateur ne pourra plus redemander la Maison des Associations.
Article 7 : Caution
Pour garantir l'exécution de ses obligations, le bénéficiaire versera une somme forfaitaire divisée en deux parties: 900 € de caution en cas de dégats matériels et 100€ de caution d'entretien. Elle seront restituées au bénéficiaire dans la semaine suivant l' état des lieux de sortie si ce dernier ne révèle aucune anomalie.
Article 8 : Autorisation spéciale
L’utilisateur fera son affaire des autorisations nécessaires en ce qui concerne l’ouverture d’une buvette, la programmation des œuvres musicales, etc. Ces autorisations doivent être demandées par écrit, au moins 15 jours avant l'animation prévue, auprés de Mr le maire.
Articles 9 : Convention
L’utilisation de la salle fait l’objet d’une convention entre la commune et l’organisateur de la manifestation. Elle précise les locaux et le matériel qui seront mis à disposition ainsi que la durée. Cette convention sera signée lors du versement des cautions et paiements effectués par chèque, libellé à l’ordre du trésor public et de la remise d’une copie d’une pièce d’identité pour les non résidents à Artagnan. La réservation sera effective lorsque la convention aura été signée par les deux parties et le paiement effectué dans sa totalité.
Article 10 : Refus ou Annulation de la convention
Pour des motifs exceptionnels liés à la préservation de l’ordre public (sécurité, sûreté, salubrité et tranquillité publiques) ainsi qu’à la préservation du bâtiment, la convention pourra être refusée ou annulée par la commune sans qu’aucun dédommagement ne soit du à l’utilisateur.
Article 11 : Respect des riverains
La Maison des Associations est située dans une zone habitée. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s’engage à ce que tous les participants arrivent et quittent la Maison des associations le plus silencieusement possible. En particulier, l’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé tant à l’arrivée qu’au départ. Il veillera également à ce que le stationnement se fasse sans gêne pour la circulation.
L'intensité sonore devra être adaptée afin de ne pas géner les voisins. Les issues donnant sur les habitations devront être fermées. Seule la porte donnant sur l'arrière de la salle pourra être ouverte pour les fumeurs.
Les bruits provenant des véhicules (démarrages, claquement de portières...) seront réduits au maximum.
Article 12 : Responsabilité – Sécurité
Préalablement à l’utilisation des locaux, le bénéficiaire devra avoir constaté avec le représentant de la commune l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et issues de secours ;
L’accès aux issues de secours devra être préservé en tout état de cause.
La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets ou matériels appartenant à des particuliers ou à des associations qui se trouvent dans l’enceinte de la salle ou à l’extérieur.
Le bénéficiaire de la mise à disposition fera son affaire de la garantie de ces risques sans recours contre la commune.
Pour chaque manifestation, l’organisateur devra prévoir la sécurité et le service d’ordre à l’intérieur des locaux comme à leurs abords.
L’entrée des véhicules ainsi que des animaux est interdite.
La Maison des Associations est un lieu public. Il est donc interdit d’y fumer.
A la fin des activités, l’utilisateur s’engage notamment à refermer correctement toutes les portes et fenêtres.
Article 13 : Assurance
Il appartient à chaque utilisateur de s’assurer pour tout dommage que pourraient subir les locaux, le matériel ainsi que les équipements et abords extérieurs et annexes à la salle (parking, espaces verts, bornes lumineuses, etc …)que ce soit des dommages résultant d’actes involontaires ou résultant d’un comportement anormal des personnes fréquentant la salle. A ce titre, il est nécessaire de fournir une attestation d’assurance dont la période de validité couvre la date de mise à disposition avant l’entrée dans les locaux, faute de quoi la location serait annulée. Le bénéficiaire sera invité à contacter sa propre assurance afin de vérifier si il est bien couvert pour la manifestation qu'il souhaite organiser. une assurance responsabilité civile n'est pas suffisante. le bénéficiaire devra donc voir avec son assurance si un supplément est nécessaire pour la manifestation prévue.
Article 14 : Entretien rangement
L’utilisateur a l’obligation de rendre les locaux et le matériel mis à disposition dans l’état ou celui ci a été livré, propre et en bon ordre de rangement, y compris à l'extérieur des locaux: (verres en plastique, mégots, papiers) Un état des lieux sera signé à l'entrée des lieux par le conseiller municipal responsable, et un autre état des lieux de sortie devra être signé par les deux parties. En cas de mauvais entretien ou rangement, la caution due à cette effet sera conservée par la commune.
Les sacs poubelles seront fournis par les utilisateurs et devront être placés ensuite dans le container prévu à cet effet. Ils devront être assez nombreux et dispersés un peu partout afin d'en faciliter l'accés dans la salle comme à l'extérieur des locaux. Des cendriers (boites de conserves en fer, bac de sable....) devront être également prévus par les organisateurs à l'extérieur afin d'éviter l'accumulation de mégots par terre. Ce sera aux organisateurs de sensibiliser leur public ou leurs invités à utiliser les poubelles et les cendriers.
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Les tables et les chaises seront nettoyées et placées dans leur position de rangement pour le gymnase. Elles devront être rangées correctement dans la salle canal à l'emplacement qui est prévu pour ça. Si la scène est utilisée, elle devra également être nettoyée et démontée correctement.
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